Aktenflut und Ressourcenknappheit

von Maximiliane Berger und Nicola Kramp-Seidel

Zwei Beiträge aus der Arbeitsgruppe „Oder kann das weg? Archivarisches Entscheiden“ beleuchten ein Spannungsfeld ökonomischer Einflüsse um Bestands- und Kassationsentscheidungen.

Money, money? Archivarisches Entscheiden und Ökonomie

von Maximiliane Berger

Tagtäglich fällen Archivare Entscheidungen darüber, ob Dokumente archivwürdig sind oder kassiert werden. „Kann das weg?“ ist zugleich immer eine Frage von Knappheit und Verknappung, von Nutzen und Haushaltung; es ist eine Frage mit ökonomischem Hintergrund.

Dabei bleibt dieser ökonomische Hintergrund häufig genau das: im Hintergrund. Im Zentrum des Nachdenkens über Wie und Warum archivarischen Entscheidens stehen zuerst die Archivalien selbst. Aus ihnen soll ihr spezifischer Wert gelesen werden, ihre Eigenschaften sollen als Bausteine des Fernziels ihrer Sammlung dienen: der Schaffung eines – wissenschaftlich, administrativ – nutzbaren Abbildes gesellschaftlicher Realität. Konsistent eingeforderte Objektivitätsmaßstäbe scheinen dem in aller Regel wissenschaftlichen Publikum dabei selbstverständlich, bzw. einer wissenschaftlichen und damit nutzerbezogenen Logik nur angemessen.

Wer zahlt, schafft an?

Derlei Transparenzdemonstrationen erfüllen freilich gleichzeitig eine Funktion im ökonomischen Hintergrund. Sie dienen der Legitimierung gegenüber Geldgebern, indem sie archivarisches Entscheiden in die (geld)ökonomisch verwertbare Sprache der Tabellen und Zahlen übersetzen. Diese Praxis mag in manchen Fällen lediglich einen dünnen Schleier der Formgleichheit produzieren, doch bis zur Frage nach dem Geldwert nicht nur archivarischer Arbeitskraft, sondern des Archivgutes selbst ist es nicht weit. In Ländern wie Australien oder Neuseeland, in denen die öffentlichen Dienste stärker marktförmig organisiert sind, wurde über ein direktes Einpflegen der Archivalien in die Bilanzen der Archive diskutiert. Wie hoch veranschlage ich aber einen Gesandtenbrief des Dr. Heinrich Stercker aus dem Jahr 1476? Wäre es bilanztechnisch sinnvoller, einen Bauplan oder noch drei Gerichtsakten zu kassieren? Archivarisches Entscheiden als Kapitalmaximierung?

Auch unabhängig von den Feinheiten der Bilanzerstellung: Unterschiedliche Archivtypen unterliegen unterschiedlichen Finanzierungsregimes, die über Material- und Personalausstattung, Rechenschaftspflicht, Dauer der Planungszyklen und Grad an Willkür der Mittelbewilligung auf Bestandsentscheidungen einwirken. Private Archive verfügen potentiell über größere Freiheiten und einen Schutzraum für unkonventionelle oder unbeständige Bestandspolitik, sind allerdings ohne Existenzgarantien womöglich größerer Willkür der Finanzierung ausgesetzt. Öffentliche Mittel erlauben dagegen in der Regel längerfristige Planungen, da institutionelle Existenzen gesetzlich verankert sind und sich die Mittelvergabe an politischen Zyklen orientiert. Sie ziehen allerdings auch eine erhöhte Rechenschaftspflicht nach sich. Anforderungen an ökonomisch-numerische Rahmungen archivarischen Entscheidens sollen Vergleichbarkeit mit anderen Empfängern öffentlicher Mittel gewährleisten. Archiventscheidungen werden so auch vor ein größeres Publikum gestellt. Auf der Basis öffentlicher Mittel sollen öffentliche Güter entstehen. Dabei stellt sich öffentlichen Archiven das Problem, dass allenfalls durch weitere Verwendung ihrer Bestände und Dienstleistungen auch im ökonomischen Sinne ‚öffentliche Güter‘ produziert werden, nicht jedoch im Archivbetrieb selbst.[1]

Es ergibt sich leicht der Eindruck eines Ungleichgewichts, das wiederum leicht negativ zu überzeichnen ist: Die Archive halten die Hand auf, daher richtet sich archivarisches Entscheiden oder zumindest seine Nachrationalisierung nach den Anforderungen der Geldökonomie. Allein die Tatsache, dass Geld – häufig genug öffentliche Mittel – im Spiel ist, suggeriert bisweilen Schreckensszenarien des „Kaputtsparens“ (anders gewandt: des „Schmarotzens“) oder der vorauseilenden Unterwerfung unter die numerische Tyrannis.

Was macht ihr hier eigentlich?

Die Konstellation „Ökonomie und Archiv“ hat aber bei weitem nicht nur diese Seite. Archivarische Entscheidungen balancieren unterschiedliche Tausch- und Produktionsbeziehungen, von denen ihr Entscheidungsraum geformt wird. Es ist lediglich so, dass zwischen Finanzierungsbeziehung und Ergebnissen archivarischen Entscheidens ein Unübersetzbarkeitsproblem herrscht, das Archive mit anderen Institutionen des Kultur- und Bildungsbereiches wie Universitäten oder dem öffentlichen Rundfunk, aber beispielsweise auch mit der Landesverteidigung gemein haben. Was dürfen Archive kosten? Die Antwort erfolgt in der Regel nicht durch Angabe einer Tugend oder eine Beschreibung zerrütteter Nerven, sondern durch Nennung eines Geldbetrages. Was produzieren Archive? Hier lautet die Antwort sinnvollerweise nicht € 2,60.

Archive schaffen Legitimität. Institutionen, vor allem öffentliche Institutionen, leisten sich Archive aus guten Gründen. Das, was an Schriftgut aufgehoben wird, bildet die Grundlage öffentlicher Rechenschaftslegung, nachvollziehbarer Gleichbehandlung und externer wie interner Transparenz. Nach wie vor ist die (über einige Personalgenerationen aufbewahrte) Akte ein Artefakt, das durch seine Existenz Vergleichbarkeit – Nachvollziehbarkeit, Kontinuität – der institutionellen Praxis garantiert, und damit institutionelle Legitimität. Administrative Modelle, die auf die Frage „Kann das weg?“ überwiegend mit „Ja!“ antworten, stoßen auf Schwierigkeiten: Bureaucracies remember, post-bureaucratic organizations forget.[2] Nicht nur die Frage, wie man ihre Legitimitätsleistung in Geldwerten beziffert, beeinflusst die Entscheidungen der Archivare, sondern auch, wie viel und in welchem Bereich die institutionelle Kultur jeweils auf Kontinuität Wert legt.

Auch über die einzelne Institution hinaus gibt es Konjunkturschwankungen des Wissens, das durch die Entscheidungen der Archivare produziert und produzierbar wird. Wie steht beispielsweise die Nationalgeschichte im Kurs, verglichen mit Pluralität und Verflechtung? Besteht Nachfrage nach Dokumenten über Migration? Je nachdem, wer sich zuerst auf die neue Hausse einrichtet (oder sie in Gang setzt), materiell wie diskursiv, sind Archive im einen Extrem Institutionen, die den Anforderungen der Zeit nicht genügen, die dementsprechend ihre Bestands- und Repräsentationsentscheidungen anpassen müssen. Oder sie sind im anderen Extrem Dienstleister, die jetzt zeitgemäßes Wissen immer schon bargen. Das Rechnen und Haushalten mit dergleichen Trends wird sowohl die Entscheidenspraxis wie die Nachrationalisierungen archivarischer Entscheider leiten – und selbst wiederum Rückwirkungen auf die finanzökonomische Einordnung der Archive haben.

Einen weiteren Aspekt von Ökonomie und Archiv beleuchtet im Folgenden der Beitrag von Nicola Kramp-Seidel, in dem es buchstäblich um die Haus-Haltung gehen wird.

[1] Das Angebot des Archives selbst erfüllt die Bedingungen der Nicht-Ausschließbarkeit und Nicht-Rivalität allenfalls ideell. Wie Archivbesucher wissen, kann man sehr leicht an der Nutzung einer Akte gehindert werden, da diese in der Regel nicht frei zugänglich sind – auch wenn, mit wenigen Ausnahmen, in staatlichen Archiven theoretisch jeder zur Einsicht berechtigt ist. Synchron (aus benutzungspraktischen Gründen) wie diachron (aus konservatorischen Gründen) steht die Aktennutzung nicht unbegrenzt vielen Gesellschaftsmitgliedern offen.

[2] Pollitt, C.: Bureaucracies Remember, Post-Bureaucratic Organizations Forget?, Public Administration 87:2 (2009) 198-218.

Gegen die Flut oder mit der Flut? Archivarisches Entscheiden unter Raumknappheit

von Nicola Kramp-Seidel

Während im vorangegangenen Beitrag archivarisches Entscheiden unter ökonomischen Gesichtspunkten beleuchtet wurde, soll in diesem Beitrag ein Schlaglicht darauf geworfen werden, wie Raumknappheit archivarisches Entscheiden bestimmt.

Der Zusammenhang zwischen der archivischen Bewertung von Materialien und Schriftgut und einer beschränkten Raumkapazität ist offenkundig, wird jedoch in einschlägigen Artikeln zur Archivführung und Archivtektonik nicht explizit herausgearbeitet. Doch lässt sich bei der Artikellektüre der unterschiedlichen Jahrgänge erkennen, dass unterschwellig die Problematik der Raumsituation immer eine Rolle spielt, wie bereits in Fritz Zimmermanns Artikel von 1958, in dem er sich für einen „objektiven Archivwert“ als Maßstab ausspricht.[1] Denn Zimmermann verortet die archivarische Praxis zu seiner Zeit zwischen zwei Extremen: der Aufnahme fast des gesamten archivreifen Materials und eines „extremen“ Kassationsverfahrens, d.h. der unwiederbringlichen Vernichtung eines Großteils des Materials. Seine Kritik an der ersten Methode wird mit einer Überfüllung der Archive begründet und deutet somit die problematische Raumsituation an. Zimmermann zeigt damit auch die Notwendigkeit der Ermittlung eines Archivwerts auf, auf der sein Hauptaugenmerk liegt. Auch Angelika Menne-Haritz deutet eine Verbindung zwischen der Bewertung des Archivgutes und des beschränkten Raums an, indem sie eine Kassation als notwendig erachtet, „weil sie die Menge auf ein handhabbares Mass reduziert“[2]. Sie geht dabei zwar nicht eindeutig auf die Raumsituation ein, doch klingt diese untergründig in ihrer Formulierung an. Menne-Haritz untersucht primär, wie geschlossenes Schriftgut zu Archivgut umgewidmet wird und welche Bewertungskriterien hierfür angesetzt werden können.

Aber es finden sich auch Darstellungen, in denen offen auf die Verbindung zwischen archivischer Bewertung und der Raumsituation hingewiesen wird: So betont Katharina Tiemann, dass man räumliche Probleme hätte, wenn alles Material übernommen würde. So werde auch durch Landesgesetze für die einzelnen Archive die „Auswahl von archivwürdigen Unterlagen“ vorgeschrieben.[3] Sie verweist dabei auf die Problematik, dass in den Archivgesetzen der Länder archivwürdiges Gut nicht klar definiert ist. So heißt es im Archivgesetz des Bundeslandes Nordrhein-Westfalen: „Über die Archivwürdigkeit entscheidet das zuständige Archiv unter Zugrundelegung fachlicher Kriterien“.[4] Für diese Arbeit der archivischen Bewertung werden unterschiedliche Verfahren und Kriterien genannt. Hilfreich sind diese Bewertungskriterien sicherlich auch, um die Kontingenz solcher Entscheidungen reduzieren – denn wenn das Dokument kassiert wurde, ist es unwiderruflich zerstört –, wobei hier gerne zwischen inhaltlichen und formalen Kriterien unterschieden wird.

Bei Fotobeständen wird auf den scheinbar eher geringen Raumbedarf von Fotografien hingewiesen, und Axel Metz arbeitet heraus, dass dieses Argument mit angeführt wird, um keine archivische Bewertung von Fotos vorzunehmen. Jedoch ist es angesichts der großen Zahl von Fotobeständen kaum vorstellbar, dass der Raumbedarf nicht ebenfalls auch als Ursache für die Bewertung gesehen werden kann. Dies ist auch der Fall, wenn unerschlossene Fotobestände in Magazinen legen, was laut Axel Metz ein wichtiger Anlass für eine Bewertung ist. Seine Aussage impliziert, dass die für eine Lagerung von unerschlossenen Fotos genutzten Räume ggf. doch für anderes Archivgut hätten benutzt werden können. Zudem führt Metz im weiteren Verlauf seines Artikels an, dass z.B. bei der Sammlung von Alltagsfotografien, die oftmals große Fotobestände bilden, aufgrund der Fülle nicht sämtliche Fotografien archiviert werden können.[5] Also ist an dieser Stelle zumindest ein Zugeständnis zur großen Menge und damit eine Andeutung der problematischen Raumsituation erkennbar – neben vor allen Dingen vorgetragenen wirtschaftlichen Aspekten für eine archivische Bewertung von Fotobeständen.

Interessant ist, dass man in der Literatur zur Archivführung und Archivtektonik zwar einige Anmerkungen zu Bewertungskriterien und dem Umgang mit Archivgut findet, weniger aber zur wirklichen Zahl kassierter Materialien. Eine starke Ausnahme bietet die Darstellung in „Steuerung der Überlieferungsbildung mit Konzeption für das Landesarchiv NRW Archivierungsmodellen“. Hier wird betont, dass durch einen Kabinettsbeschluss vom 28. Mai 2002 die staatlichen Archive nur noch ca. 1% des Schriftgutes übernehmen dürfen, was als „untere Grenze des archivfachlichen Vertretbaren“ angesehen wird.[6]

Ebenfalls angedeutet wird die hohe Zahl der Kassation im folgenden Zitat:

Die Übernahmequote des städtischen Schriftgutes wird durch eine stringente Bewertung relativ zum Gesamtvolumen der entstehenden Unterlagen und im Vergleich zu den Bewertungen der letzten Jahrzehnte deutlich reduziert. Erreicht werden kann dies insbesondere im Bereich der Massenakten: Diese haben unter den Bedingungen der modernen Leistungsverwaltung umfangmäßig den größten Anteil am gesamten Schriftgut. Eine deutliche Reduzierung in diesem Bereich schafft daher eine relativ stärkere Entlastung als bei den Sachakten.[7]

Der begrenzte Raum in Archiven ist somit mit ein wichtiger Grund für die archivische Bewertung und die wahrscheinlich hohe Zahl der Kassation.

[1] Fritz Zimmermann, Wesen und Ermittlung des Archivwertes. Zur Theorie einer archivalischen Wertlehre, in: Archivalische Zeitschrift 54 (1958), S. 103-122, S. 104.

[2] Angelika Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie, Marburg 32006 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 20), S. 450.

[3] Vgl. Katharina Tiemann, Bewertung und Übernahme von amtlichen Registraturgut, in: Reimann, Norbert (Hrsg.): Praktische Archivkunde. Ein Leitfaden für Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste. Fachrichtung Archiv, 2. überarbeitete Auflage, Münster 2008. S. 83–95, S. 85.

[4] Ebenda, S. 86.

[5] Axel Metz, Nicht jedes Bild sagt mehr als tausend Worte – Ein Beitrag zur Bewertung von Fotobeständen. Transferarbeit im Rahmen der Ausbildung zum höheren Archivdienst. 40. Wissenschaftlicher Kurs der Archivschule Marburg, Stuttgart 2007.

[6] Vgl. Steuerung der Überlieferungsbildung mit Konzeption für das Landesarchiv NRW Archivierungsmodellen, Aktualisierte Fassung vom 30.06.06, S. 19.

http://www.archive.nrw.de/lav/archivfachliches/ueberlieferungsbildung/Fachkonzept_Ueberlieferungsbildung.pdf.

[7] Das Dokumentationsprofil für das Historische Archiv der Stadt Köln, Stand 2013. Link unter:

http://www.archive.nrw.de/kommunalarchive/kommunalarchive_i-l/k/Koeln/BilderKartenLogosDateien/Dokuprofil.pdf. (zuletzt aufgerufen: 10.8.1018).

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.